Sillas en la corte

LICITACIONES

Una vez terminado el desarrollo del proyecto ejecutivo, debemos definir a los contratistas de cada alcance dentro del proceso constructivo. Esto puede ser determinado por adjudicación directa. Lo correcto, es que participe un número razonable de concursantes. Es entonces, cuando necesitamos una licitación, o concurso mercantil, para que con esto, se adjudique la edificación del proyecto al mejor postor, demostrando que su propuesta y competencias lo posicionan como el candidato idóneo.

 

Existen dos tipos de licitación:

 

Licitación Privada: Estará dirigida a un grupo específico de participantes, los que por criterio del propietario, experiencias previas, prestigio de los constructores o condiciones del proyecto, los acredita para participar. 

 

Licitación Pública: Es de carácter abierto, en donde se hace un llamado generalizado a la participación de quiénes se sienta capaces de cumplir con las condiciones y lineamientos que imponen las bases de la convocatoria. Esta modalidad es la que más se recomienda, dada su mayor transparencia en el proceso y el enfoque meritocrático.

El equipo de proyectistas, será un facilitador o diseñador de la información a entregar a los concursantes (bases de licitación), la cual esta basada en el proyecto ejecutivo . A su ves este mismo equipo, también podrán ser parte del equipo evaluador de las propuestas. Los criterios para calificar pueden ser variados según lo determinen los propietarios o encargados de la evaluación de propuestas, pero tienden a basarse en criterios de costo, prestigio, solvencia económica, plazos y metodologías de las empresas concursantes. 

 

Se deben establecer protocolos de transparencia para que cada postulante pueda alinearse a las reglas de la licitación, y que no quede margen para la malas interpretación, insuficiencia de información, falta de parcialidad, preferencias de participantes o  directamente fraude.

Proceso de una Licitación

El proceso de licitación comienza con anterioridad al llamado público a participar, ya que deben desarrollarse las bases para establecer requerimientos, plazos, etapas, reglamentación y canales de comunicación entre las partes, lo que le dará credibilidad y seriedad al proceso. Posteriormente habrá etapas informativas e interactivas, para que cada participante aclare sus dudas con respecto a los requerimientos del proyecto. Una vez que se genera la recepción de las propuestas, el equipo evaluador ponderará los distintos aspectos de manera estandarizada, para contrastar los puntajes obtenidos y asignar un ganador, una vez hecho esto, deberá formalizarse el contrato entre las partes.

Una licitación esta conformada por las siguientes etapas: 

1. Preparación de Bases

Determinaran la información relevante para quien participará en la licitación, tratando de evitar la entrega de datos profundos o sensibles, que puedan poner en riesgo la seguridad o funcionamiento del proyecto. Se debe de proveer la información con el fin de que los concursantes adquieran los compromisos de confidencialidad y se hagan saber los lineamientos como sanciones del concurso.

  • Documentación Técnica del Proyecto:  Surge del proyecto ejecutivo, debe poseer la información necesaria para entender el proyecto como sus alcances técnicos, costo y plazos. En general bastará con memorias explicativas, planimetrías arquitectónicas, EETT, costos estimados, proyectos generales de instalaciones, plazos, etc. A medida que los proyectos adquieren cierta magnitud o incertidumbre con la información anterior, habrá que complementarla con datos precisos derivados de las dudas generadas en las juntas de aclaración. Este proceso es bastante lento, pues debe entenderse que no es una simple copia del proyecto ejecutivo, sino una manera específica de mostrar la información a los participantes con el fin de encontrar al mejor postor. 

  • Bases Administrativas: Debe nombrarse a quiénes serán los encargados de garantizar que todo el funcionamiento de la licitación sea ético y transparente. Dentro del equipo se tendrá que asignar administradores de consultas, equipo técnico, personal de publicaciones, etc. Estas personas son las que establecerán la estructura del proceso de licitación, quiénes serán los garantes de que el proceso se lleve acabo en buenos término. Tambien señalaran cuáles serán los canales de comunicación entre las partes y los plazos para realizar consultas, responder y entregar información que en el proceso se considere necesaria.

  • Plazos: Se debe tener claro el plazo que poseerán las distintas etapas de la licitación, ya que determinarán el tiempo para revisar y responder las consultas, recepción y revisión de propuestas. Debe ser analizado a detalle, ya que de no dar un plazos adecuado para presentar propuestas, habrá una baja o nula participación, por ser muy difícil evaluar y presentar propuestas para los potenciales concursantes.

  • Canales y Plataformas de Comunicación:  Se deben generar plataformas digitales y protocolos para la comunicación entre las partes. Determinar quiénes serán los encargados que responderán las consultas y cómo será tal procedimiento.

  • Formas de Pago: Determinar cuál será la mejor forma de pago para los constructores. Si las etapas de pago son demasiado distanciadas, puede generar una baja participación, puesto que la liquidez de los entes constructores, puede no ser tan alta. Este sistema funciona para filtrar empresas que cuenten con solvencia económica y una sana estructura operativa.

  • Metodología: Para evaluar a los participantes se debe elaborar un procedimiento que establezcas lineamientos para  calificar las porpuestas y poder seleccionar al ganador, que detalle los aspectos esenciales a considerar como la importancia en la ponderación estandarizada.

 

2. Llamado a Concurso

Una vez que ya se han redactado las bases y se tiene claridad de la información que se entregará, el proceso, plazos y plataformas de funcionamiento. Se realizará el llamado a concurso o licitación, por distintos medios y plataformas, o directamente contactando a potenciales participantes.

  • Publicación:  Los medios para publicar, pueden ser contacto por correo electrónico, medios digitales o anuncios en medios locales. Esto dependerá de si es una convocatoria abierta o privada.

  • Entrega de Bases: Quienes quieran participar deberán acceder a la información y documentación técnica oficial de la licitación, podrá ser información pública o por pre-calificación, si existen ciertos requisitos o compromisos para poder participar.

  • Condiciones: Se debe detallar si los participantes deben cumplir con condiciones especiales, si debera ser estrictamente una empresa conformada, o un grupo de profesionales que se asocian para poder participar en consorcio, si puede existir subcontratación o no, ya sea una empresa, persona física.

  • Transparencia: Para garantizar la seriedad y credibilidad del llamado, deben garantizarse los resguardos éticos del proceso de licitación, por lo que deberán estar establecidos los protocolos que den calridad de la transparencia del proceso. En todo momento, seguir las reglas que las partes adoptaron como condiciones para poder participar, ambas partes están obligadas a cumplir.

  • Inscripción: Los participantes deberán inscribirse para poder ser tomados en cuenta dentro del proceso y realizar consultas o aclaratorias oficiales.

  • Restricciones: Deben establecerse también qué personas o empresas no podrán participar. Ya que pueden tener grados de consanguinidad que supondrían poseer un tipo de preferencia por sobre los otros concursantes. También empresas o grupos en donde el jurado o los profesionales proyectistas, tengan algún grado de participación o inversión.

3. Etapa de Consultas

  • Protocolo para Consultas: Las consultas informales suelen darse en proyectos muy pequeños. Pero para proyectos de gran magnitud, deben evitarse. Lo ideal, es que las consultas de cada participante sean publicadas con las respectivas respuestas. Para que todos los participantes puedan considerar ese dato en igualdad de condiciones.

  • Identificación: Debe quedar claro hacia quién va dirigida una consulta y quien es el encargado idóneo para revisarla, responderla y publicarla.

  • Respuestas Asertivas: Debe existir un equipo técnico que pueda dar respuesta a las consultas de manera correcta, sin tener que extender demasiado el tiempo para la misma. Recordemos que un error en la información sin detectar a tiempo, podrá significar una incorrecta evaluación del proyecto o de ser muy grave, una anulación de la licitación.

  • Plazo para Consultas:  Debe existir un período de consultas directamente relacionado con la complejidad del proyecto a realizar, ya que de no satisfacer todas las consultas necesarias, existirá un gran margen de incertidumbre y no todos estarán dispuestos a asumirlo, o si lo hacen, muy posiblemente castigarán demasiado el costo de la propuesta, lo que es adecuado para los convocante, por lo tanto se debe evaluar correctamente este tiempo para satisfacer idealmente todas las inquietudes.

4. Recepción de Propuestas

 

Una vez finalizado el plazo para realizar las aclaraciones a los concursantes, inicia el plazo para recibir las propuestas:

  • Formatos Estandarizados: En las bases debe quedar claro el formato de la propuesta, qué tipo de documentos se recibirán para que tiendan a la estandarización de presentación y evaluarlas imparcialmente según aspectos y ponderaciones indicadas, con el fin de no dejarse llevar por otros aspectos que puedan influir en la decisión.

  • Deposito de Garantía:  A los participantes, dependiendo de la magnitud del proyecto, suele pedírseles un depósito, para dar fe de que su propuesta será seria, y que en caso de ganarla, realizarán el contrato respectivo. Cuando el contrato se firme entre las partes, esa suma será devuelta, a los concursantes que no ganen, se les devolverá dicho depósito. También es posible pedir esa suma sólo al ganador, que contará con un plazo limitado para el pago.

  • Plazos: Sólo se pueden recibir propuestas dentro de los plazos establecidos, quienes no cumplan con ellos quedarán automáticamente descalificados.

 

  • Canales: En las bases quedaron establecidos los canales para recibir las propuestas, otros canales no serán válidos.

5. Evacuación de Propuestas

  • Cumplimiento de Requisitos:  Las propuestas que no cumplan con los requisitos que se solicitaron desde un principio quedarán descalificadas. Ésta será una manera previa de descartar a quiénes no participarán en la evaluación y deberá ser informado en su debido momento.

  • Aspectos a Evaluar:  En el pliego de condiciones y bases se establecieron los aspectos a considerar en la propuestas, por lo que debe cumplirse dicho procedimiento, para dar garantías de la seriedad y transparencia del proceso.

  • Rigor en las Ponderaciones: Las ponderaciones de los distintos aspectos deben ser evaluadas por los profesionales competentes y comparadas entre sí con el fin de evaluar correctamente cada aspecto y establecer los puntos que le corresponden a cada participante.

6. Adjudicación

  • Adjudicación Ganadora: Una vez realizadas las ponderaciones a los distintos aspectos de la propuesta de construcción, hemos definido a nuestro mejor candidato.

  • Fallo: Se publica al ganador y los puntajes de las propuestas de mayor a menor, también se adjuntan a quiénes fueron descalificados y el motivo de ello. 

  • Posibles Rectificaciones:  Se ha dado el caso que un participante haya sido descalificado luego de darlo como ganador, esto ha sucedido, cuando los demás competidores se dan cuenta que en su propuesta faltaba algo que el jurado no ha notado y que lo deja fuera del cumplimiento del reglamento. En estos casos el ganador será el siguiente de la lista de puntajes. Estos casos no suelen ser muy frecuentes, pero da cuenta de que no siempre se es riguroso con la evaluación de las propuestas.

7. Formalización del Contrato

Ya tenemos a nuestro ganador quien tuvo que presentar la mejor propuesta según los requerimientos que le impusimos al  participar apegándose a las condiciones y reglamento de la licitación. Corresponde ahora llevarlo el contrato:

  • Formalización de Contrato: Se lleva a cabo el acto formal entre las partes, en donde las condiciones del contrato ya se encontraba en las bases del concurso. Es mediante este documento, que ambas partes se comprometen a cumplir sus respectivos deberes para el mutuo beneficio. El convocante obteniendo el constructor optimo para el proyecto y el constructor, por otro lado, obteniendo el beneficio económico de edificar lo pactado.

  • Devolución de Depósitos:  El contrato está firmado, ya se han adquirido los deberes y responsabilidades  legales de cada parte, con esto se da pie a que el contratante realice el depósito del anticipo (si es que aplica), ya que ante un incumplimiento del constructor, rigen las reglas del contrato ya firmado, el cual estará protegido por finanzas de: anticipo, cumplimiento de contrato y vicios ocultos.

Concluido esto, tendremos oficialmente a nuestro ente constructor. Podrán ser contratistas con sus respectivas cuadrillas; constructores o profesionales del rubro con subcontratos; grupos de profesionales con cuadrillas que se unen para poder participar; empresas pequeñas, medianas o grandes conglomerados.

 

Los procesos de una licitación tienden a lo mismo, algunos mucho más complejos que otros, variando de un llamado de entes gubernamentales, privados o particulares, pero a grandes rasgos las etapas son las mismas, guardando las debidas proporciones entre unos y otros.